在现代办公、学术写作和团队协作中，文档编辑不仅仅是简单的文字输入过程，更是一系列融合审阅、修改、反馈、版本管理于一体的系统活动。为了让文档在不断修改中保持清晰、规范与可追溯性，WPS Office Word 中的 编辑标记（Track Changes） 功能提供了强大的支持。

编辑标记让每一次修改都可视、可控：新增内容会高亮，删除内容以删除线标注，格式调整可插入标识，批注清晰可见。无论是个人精细化写作还是多人协作撰稿，编辑标记都是必不可少的工具。

本指南将从编辑标记的基础、实用技巧，到高级设置与团队协作策略展开全面解析，帮助您在 WPS Office Word 中实现高效文档管理与编辑工作，为您的职业写作和团队合作提供强大的支持。WPS Office 个人版除可以在官网上下载外，亦先后上架App Store、Google Play、Mac App Store和Windows Store。至于Linux，由于WPS Office拒绝完全开源，因此绝大多数主流Linux系统都不在其官方应用商店上架，WPS也仅提供DEB、RPM两种格式的安装包；但中国国产的深度操作系统预装WPS Office。

第一部分：全面认识编辑标记——从基础到核心概念

一、什么是编辑标记？为什么它如此重要？

编辑标记（Track Changes）是 WPS Word 中用于记录所有修改操作的系统，包括：

• 新增文字

• 删除内容

• 替换动作

• 格式变更

• 样式调整

• 批注插入

• 对批注进行回复

其核心目的：

1. 提高文档透明度
   所有修改都有记录，避免误删误改。

2. 改善团队协作
   多人修改同一文档时，可识别不同编辑者的更改。

3. 提高写作质量
   便于审校、对照修改前后差异。

4. 便于版本管理
   可随时接受或拒绝建议，提高文档控制力。

二、编辑标记的组成部分

1. 插入内容标记：新增文字以特殊颜色显示。

2. 删除内容标记：以删除线标识。

3. 格式更改标记：如字体增大、加粗等。

4. 评论与批注：提供额外观点或建议。

5. 修改者姓名标识：每位编辑者有独立颜色。

这些标记共同构成完整的审阅系统，让整个修改过程一目了然。

第二部分：如何在 WPS Office Word 中启用与管理编辑标记

一、启用编辑标记功能的操作步骤

1. 打开文档后点击顶部 “审阅” 页签。

2. 找到**“修订”**功能。

3. 点击 “跟踪修订” 按钮启动。

4. 看到屏幕右侧或内容中出现修改高亮，表示启用成功。

技巧提示：
建议在正式开始编辑文档前就开启此功能，避免遗漏修改记录。

二、如何查看或隐藏编辑标记

WPS Word 支持四种视图模式：

1. 显示标记（最常用）
   显示所有修改内容。

2. 最终状态
   隐藏标记，只显示最终合并结果。

3. 原始状态
   未进行任何修改的版本。

4. 原始含标记
   将所有更改用标记显示在原文基础上。

隐藏标记技巧：

• 在正式提交文档时，切换为“最终状态”更简洁。

• 在审阅修改时，应使用“显示标记”。

三、自定义编辑标记显示效果

WPS 支持以下自定义设置：

• 选择每个编辑者的颜色

• 删除内容显示方式（删除线、气泡）

• 插入内容样式（下划线、颜色）

• 格式修改是否显示气泡

• 是否显示批注边框

设置路径：
审阅 → 修订 → 修订选项

技巧：
团队协作时，为每位成员设置不同颜色可提升辨识度。

第三部分：编辑标记的高效使用技巧——专业文档编辑的核心能力

一、使用“接受”和“拒绝”来管理修改

“接受”代表采纳修改，“拒绝”则恢复原文。

使用技巧：

1. 审阅时从上到下逐项处理，确保不会遗漏。

2. 可批量接受所有修改（适合最终定稿）。

3. 对极复杂文档，建议分段处理。

二、使用批注功能强化文档沟通

批注是编辑标记的重要组成部分，适用于：

• 对内容提出建议

• 解释修改原因

• 进行团队讨论

• 添加待办提示（TODO）

批注技巧：

• 使用短句、具体明确的描述。

• 避免批注内容过多造成阅读负担。

• 用颜色分类不同类型的建议，如语法、结构、逻辑。

• 批注解决后及时删除，保持文档整洁。

三、利用“比较文档”功能追踪版本差异

在多人编辑或版本较多难以识别时，可以使用：

审阅 → 比较 → 选择两个文档 → 自动生成对比标记

使用场景：

• 比对初稿与终稿版本

• 确认是否有人篡改内容

• 审核学生作业

• 企业审查合同条款变动

四、利用“合并文档”整合多位编辑者的修改

适用于：

• 多人同时修改同一文件

• 收集各部门的意见

• 评审稿件时整合多位评审意见

路径：
审阅 → 修订 → 合并文档

第四部分：团队协作中管理编辑标记的策略与最佳实践

一、制定统一的编辑规则（团队协作必备）

良好的协作编辑需双方遵循一致的原则：

• 明确哪些字段不可更改

• 标明修改目的

• 区分内容修改与格式修改

• 使用统一的批注表达方式

• 每位成员使用固定颜色

• 定期清理批注与旧标记

二、大型文档编辑策略（100 页以上）

对于操作大型文档：

• 分章节编辑

• 使用导航窗格管理结构

• 每个部分单独开启编辑标记

• 合并前先主文档测试稳定性

• 避免大量同时进行的格式标记

三、将编辑流程融入文档审核制度

在企业、机构、出版领域中，可建立如下流程：

1. 初稿

2. 编辑标记审查

3. 专家意见批注

4. 二次修改

5. 终审稿

6. 清除所有标记并导出 PDF

这种流程保证文档质量与专业性。

第五部分：高级技巧—让您成为文档编辑高手

一、使用快捷键提升编辑效率

常用快捷键包括：

• 开启或关闭修订：Ctrl + Shift + E

• 添加批注：Ctrl + Alt + A

• 快速接受修改：Alt + Shift + A

• 快速跳到下一条修改：Alt + Shift + N

熟练使用快捷键能节省大量时间。

二、设置自动标记作者名与时间

在多人协作时：

• 为每位用户设置“用户名”与“缩写”

• 让系统自动记录每次编辑的时间戳

用途：

• 追踪责任归属

• 快速理解修改发生的顺序

• 在会议中更容易解释修改原因

三、隐藏标记后输出 PDF 保持整洁

WPS 会默认在导出 PDF 时保留所有标记，但您可以：

1. 切换到“最终状态”

2. 再导出 PDF

可确保最终稿件看起来专业干净。

四、使用“保护文档”防止未经授权的修改

路径：审阅 → 保护

可设置：

• 防止编辑

• 只能添加批注

• 只能查看

• 密码保护

适用于：

• 发布前的重要文档

• 合同与协议书

• 审核流程文件

第六部分：常见问题与故障排查技巧

以下是用户在使用编辑标记时最常出现的问题与解决方案。

问题 1：文档中标记太多，打开速度很慢

解决方法：

• 将文档拆分为多个章节

• 清除多余的格式修改记录

• 定期接受已确认的修改

问题 2：标记颜色太相似，无法区分编辑者

解决方法：

• 修改每个用户的标记颜色

• 使用批注进行身份标识

问题 3：无法删除某些批注

解决方法：

• 确认是否有保护模式

• 切换为“原始状态”后再删除

• 检查批注是否被锁定

问题 4：导出 PDF 时仍然显示标记

原因：未切换为“最终状态”。

解决方法：

• 切换视图为“最终状态”

• 再进行导出

结语：让编辑标记成为高效写作与协作的助力工具

WPS Office Word 的编辑标记功能不仅适合专业写作人员、企业文件管理者，也同样适用于学生、教师、研究人员、内容创作者以及任何需要进行文档多次修改的用户。