在多人协作或反复修改文档的过程中，编辑标记（修订/Track Changes）是确保修改透明、便于审阅的重要工具。它能记录插入、删除、格式更改和批注，并标注每位编辑者的修改来源。对于初学者来说，掌握如何在 WPS Office Word 中显示与隐藏编辑标记，不仅能提高工作效率，还能避免误删、丢失意见或在最终输出时泄露未处理的修改记录。

本文为初学者准备了详尽的逐步视觉教程（含操作说明、界面提示、最佳实践与常见故障排查），帮助你从入门到精通地管理编辑标记。WPS Office 个人版除可以在官网上下载外，亦先后上架App Store、Google Play、Mac App Store和Windows Store。至于Linux，由于WPS Office拒绝完全开源，因此绝大多数主流Linux系统都不在其官方应用商店上架，WPS也仅提供DEB、RPM两种格式的安装包；但中国国产的深度操作系统预装WPS Office。

目录

1. 关于编辑标记：为什么要了解显示与隐藏

2. 在开始前的准备工作

3. 如何在 WPS Office Word 中启用编辑标记

4. 显示编辑标记的多种视图（详细说明）

5. 隐藏编辑标记但保留修改记录（导出前的做法）

6. 批注与修订同时显示/隐藏的处理方法

7. 快捷键与常用操作一览表

8. 常见问题与故障排查

9. 协作场景下的最佳实践建议

10. 总结与附加资源

关于编辑标记：为什么要了解显示与隐藏

WPS Office编辑标记用于记录文档的每一次变更，适合审稿、团队协作与批注流程。显示编辑标记可以让审阅者清晰看到谁做了哪些修改；隐藏标记则常用于两种情况：①临时查看“最终效果”，②在导出或打印前去除视觉干扰但并非删除修订记录。本节帮助你理解两者在编辑流中的定位与风险（例如导出 PDF 前未检查仍残留批注可能泄露未处理信息）。

在开始前的准备工作

在动手操作前，请确认以下事项以确保体验顺畅：

• 已安装并打开最新版 WPS Office Word（建议更新到最新稳定版以获得完整修订功能）。

• 已备份要编辑的文档（启用编辑标记前备份有助于意外恢复）。

• 若多人协作，请确认各协作者在 WPS 设置中使用唯一用户名，便于标记区分。

• 若在公司环境中，确认文档未被强制保护或加密，否则部分修订功能会受限。

如何在 WPS Office Word 中启用编辑标记

下面按照桌面端（Windows）操作为主，移动端步骤在后文另行说明。每一步我都会指出可以截屏的位置（方便你制作可视化教程或自己保存操作截图）。

步骤一：打开文档并进入“审阅”页签。
（截图建议：显示菜单栏并圈出“审阅”页签位置）

步骤二：在“审阅”工具栏中找到“修订”或“跟踪修订”按钮，单击以启用编辑标记。启用后，工具栏的按钮通常会高亮或显示“正在修订”的提示。
（截图建议：圈出“跟踪修订”按钮及其被启用的状态）

步骤三：开始编辑文档。此时，所有插入文字、删除文字、格式更改都会以颜色或气泡的形式显示，且系统会在边栏或页面上标注修改者姓名与时间。
（截图建议：演示插入与删除的视觉效果：插入文字为彩色，下划线或气泡显示删除）

步骤四（可选）：进入“修订选项”进一步自定义显示效果，如是否在气泡中显示格式更改、删除内容显示为删除线还是在边栏气泡中显示、以及指定每位编辑者的颜色。
（截图建议：捕捉“修订选项”弹窗并标注关键设置项）

提示：若你希望记录每位修改者的身份，请确保每个协作者在 WPS → 选项 → 用户信息中设置独一无二的用户名。这会影响标记中显示的姓名。

显示编辑标记的多种视图（详细说明）

WPS Word 提供多种视图来显示或隐藏标记。理解这些视图有助于在不同阶段选择适合的展示方式。

视图类型及用途说明：

• 显示标记（显示所有修订）
  适合审阅阶段，让编辑者能看到文档上所有未处理的修改与批注。
  操作路径：审阅 → 显示标记（勾选所需类型，如插入/删除/格式/批注）。

• 最终显示标记（显示文档最终效果同时保留修订痕迹）
  看起来像“已接受所有修改”的页面，但标记仍保留，仅在边栏或系统下方可见（不同版本显示细节可能稍异）。适合临时查看最终样式但仍需保留修订记录。
  操作路径：审阅 → 显示为 → 最终显示标记。

• 原始（显示原始文档，带标记）
  显示文档修改前的内容并把修订作为注释或气泡展示，适合回顾修改前的样式。
  操作路径：审阅 → 显示为 → 原始。

• 最终（隐藏标记，显示最终内容）
  适合导出或打印前临时确认无标记痕迹的页面效果。注意：此操作并不删除修订记录，仅隐藏显示。若希望彻底接受更改需使用“接受”功能。
  操作路径：审阅 → 显示为 → 最终。

视觉教程建议：为每种视图准备“前后对比”截图，标注页面上标记的消失或显示位置，帮助初学者快速理解差异。

隐藏编辑标记但保留修改记录（导出前的做法）

很多用户希望在分享或打印文档时不显示修订痕迹，但又不想删除修改记录，正确流程如下：

步骤一：在“审阅”页签找到“显示为”选项，选择“最终”（或“最终显示标记”视情况而定）。此时页面会显示接受修改后的最终文本，但修订记录仍在文件元数据中存在。
（截图建议：选中“最终”的下拉菜单界面）

步骤二：导出为 PDF 或打印文档。导出/打印的输出将以“最终”视图为准，不会展示页面上的修订标记。
（截图建议：导出对话框，并说明“导出时使用当前视图”的注意事项）

重要提醒：如果你希望永久接受或拒绝这些修改（即删除修订记录），应使用“接受所有修订”或逐条“接受/拒绝”后再保存。否则，接收者仍可在 WPS 中切换视图查看修订痕迹。

批注与修订同时显示/隐藏的处理方法

批注（Comments）与修订（Track Changes）常同时出现，处理时应注意两者的显示独立性。

• 显示/隐藏批注：审阅 → 显示标记 → 勾选或取消“批注”。

• 隐藏批注但显示修订：在“显示标记”中取消“批注”，保留“插入/删除”等选项。

• 导出无批注版本：在导出前关闭“批注”显示，或删除已解决的批注。

实践场景示例：在审稿中你希望队内成员看到所有修订但客户不希望看到批注，最稳妥做法是先切换为“显示所有修订但隐藏批注”的视图，然后导出 PDF。这样既保留了修订轨迹，又避免展示内部讨论内容。

快捷键与常用操作一览表

掌握快捷键能显著提高操作效率。以下为 WPS Word 中常见的修订相关快捷键（不同版本可能略有差异）：

• 切换修订（跟踪修订）：Ctrl + Shift + E

• 添加批注：Alt + Ctrl + M（或审阅→新建批注）

• 接受修订：审阅→接受（无全局快捷键，建议通过菜单操作）

• 拒绝修订：审阅→拒绝（同上）

• 跳转到下一处修订：Ctrl + ]（部分版本）或使用审阅工具栏的“下一个”按钮

• 显示/隐藏批注：审阅→显示标记→勾选/取消“批注”

建议把常用按钮固定到快速访问工具栏（Quick Access Toolbar），以便单击即可操作。

常见问题与故障排查

问题：文档中看不到修订标记但确定之前有修改怎么办？
解决步骤：

1. 检查“审阅→显示标记”中是否取消了全部选项（插入/删除/格式/批注等）。

2. 确认当前视图是否为“最终”（此视图隐藏标记），切换回“显示标记”或“草稿”视图。

3. 检查用户信息设置，确保不同编辑者的用户名不同以便区分。

4. 若文档受保护（受限编辑），部分修订功能可能被禁用，需解除保护后操作。

问题：导出 PDF 后仍显示批注或修订？
原因与解决：

• 导出时使用了“包含修订标记”选项；确保在导出设置中选择“当前视图”或先切换为“最终”视图再导出。

• 若通过另存为方式保存，注意保存前检查“显示为”状态。

问题：无法删除某条批注或拒绝某处修改？
排查：

• 检查文档是否处于“保护”状态或只读模式（解除保护并输入密码后操作）。

• 确认当前用户是否有足够权限（有些企业模板对修订限制较多）。

• 若文档来源于其他文字处理器（格式转换问题），建议将其另存为 WPS 原生格式后再进行操作。

协作场景下的最佳实践建议

为保证团队协作高效且文档管理规范，推荐以下流程与规则：

• 每位参与者设置唯一的“用户名”与“缩写”，便于追踪修改来源。

• 在文档编辑开始前创建“主版本”并启用修订，所有修改都在该版本上记录。

• 规定批注格式（例如：[问题]、[建议]、[待办]），便于快速筛选。

• 定期对已确认的修改进行“接受并保存”，避免标记积累过多影响性能。

• 在最终提交给客户或发布前，使用“最终”视图导出，并在必要时彻底接受所有修订或生成不含修订的副本。

• 对于大型文档，采用“分章节多人编辑，最终合并”的方式，减少冲突并便于版本控制。

总结与附加资源

掌握显示与隐藏编辑标记不仅是 WPS Word 初学者必备技能，也是在专业写作、团队协作与文档审校中保持工作质量与效率的关键。本文介绍了从启用修订、视图选择、导出技巧、批注管理、快捷键到故障排查与协作最佳实践的全面流程。建议你按照下面的学习路径逐步练习：

1. 在副本文档中开启修订并尝试插入、删除与格式更改以观察效果。

2. 练习切换四种视图并导出对应的 PDF，体会“显示 vs 隐藏”的差异。

3. 模拟多人协作场景，使用不同用户名进行编辑并体验合并与接受/拒绝流程。

4. 建立团队编辑规范文档，统一审阅与批注格式。