从未制作过发票？看WPS Office制作发票教程！

在现代商业世界中，发票不仅仅是一个法律和税务工具，它也代表着商业交易的正式记录。对于很多创业者、自由职业者，甚至是大公司的小团队来说，创建发票往往是一个看似复杂、但却必不可少的工作。然而，很多人对于如何正确制作发票感到困惑。尤其是对于那些第一次接触发票制作的用户来说，这个过程可能会显得既枯燥又麻烦。

不过，随着科技的发展，尤其是办公软件的更新迭代，制作发票已经变得轻松而高效。WPS Office下载后提供了强大的发票模板和功能，可以帮助你快速制作出专业的发票，无需担心繁琐的排版和格式设置。在本文中，我们将深入探讨如何使用WPS Office轻松制作发票，并结合实用技巧，帮助你在发票制作过程中既提高效率，又避免常见错误。WPS Office 个人版除可以在官网上下载外，亦先后上架App Store、Google Play、Mac App Store和Windows Store。至于Linux，由于WPS Office拒绝完全开源，因此绝大多数主流Linux系统都不在其官方应用商店上架，WPS也仅提供DEB、RPM两种格式的安装包；但中国国产的深度操作系统预装WPS Office。

一、发票制作的基本要素

1.1 什么是发票？

发票通常是商业交易中用于记录买卖双方交易内容的一种法律凭证。它不仅可以作为购买的证明，还可以作为税务审核的依据。发票包含了多项重要信息，如交易日期、商品或服务内容、金额、税额、付款方式等。

对于企业来说，发票的准确性和专业性至关重要。正确的发票不仅能帮助公司保持合法合规，还能提升企业的信誉度。

1.2 发票的基本结构

一份标准的发票通常包含以下几个部分：

• 发票头部：包括发票编号、发票日期、付款条件等基本信息。

• 卖方信息：包括卖方的公司名称、地址、税号等。

• 买方信息：包括买方的公司名称、地址、税号等（根据需要）。

• 商品或服务内容：列出所销售的商品或提供的服务的详细信息，包括数量、单价、总金额等。

• 税额：根据相关税法，列明应收的税金。

• 总金额：包括商品或服务的总价和税金。

• 付款方式与条件：注明付款方式（如银行转账、支付宝等）和付款期限。

二、为什么选择WPS Office来制作发票？

2.1 提供多样化的发票模板

无论你是刚刚开始创业的小企业主，还是已经运营多年的公司，WPS Office都能提供多种适合的发票模板，帮助你快速创建符合标准的发票。通过这些模板，你可以省去排版、格式化的繁琐步骤，只需填入相关信息，系统即可自动完成发票的生成。

2.2 自动化功能提高效率

使用WPS Office中的表格功能，你可以通过设置公式，自动计算商品总价、税额和总金额，从而大大减少手动计算的错误。你只需输入相关数据，系统会自动帮你完成剩余的计算工作。

2.3 与其他WPS Office应用无缝集成

WPS Office不仅仅提供Word、Excel等常见的办公工具，它还能够与云文档、PDF等格式无缝连接。这意味着你可以方便地将发票保存为PDF文件，便于打印或通过电子邮件发送给客户，确保文件的完整性和安全性。

2.4 完全免费与高效便捷

最重要的是，WPS Office提供了一个免费的版本，足够满足大多数人的需求。而且，WPS的模板和自动化工具使得发票制作变得前所未有的高效和便捷，让你能够在短时间内制作出符合要求的专业发票。

三、如何使用WPS Office制作发票

3.1 第一步：选择适合的发票模板

首先，在WPS Office的主界面中打开Excel或Word，搜索“发票”模板。你会发现WPS提供了多种风格的发票模板，包括普通销售发票、增值税发票、服务发票等。根据自己的需求选择一个合适的模板，这样可以大大节省设计和排版的时间。

3.1.1 选择模板后的基本操作

• 打开模板后，你只需要替换其中的默认信息（如公司名称、日期、商品信息等）。

• 在Excel模板中，输入商品名称、数量、单价等信息，系统会根据你设定的公式自动计算总金额和税额。

3.2 第二步：填写发票的各项内容

根据发票的要求，逐一填写以下内容：

• 发票编号和日期：填写每张发票的编号和开具日期。确保发票编号是唯一的，以避免重复。

• 卖方和买方信息：输入卖方和买方的公司名称、地址、税号等信息。确保所有信息都准确无误，尤其是税号和联系方式，以便税务或后续沟通时使用。

• 商品或服务明细：列出所销售商品或提供服务的名称、数量、单价及总金额。你可以通过表格中的单元格快速输入这些信息，WPS会根据你设定的公式自动计算总价。

• 税率与税额：如果你的业务涉及税务，请根据相应税率计算税额，并填写到指定位置。WPS Excel的公式功能可以帮助你快速完成这项工作。

• 付款条件与方式：注明付款方式（如现金、转账等）及付款的时间要求，确保客户明确如何付款。

3.3 第三步：自动计算总金额与税额

在模板中，WPS Excel通常会内置自动计算功能。你只需要输入商品的单价和数量，Excel便会根据设定的公式自动计算出总价和税额。如果你在制作发票时，遇到需要按照不同税率计算的情况，WPS Office的公式功能能够帮助你快速完成这些复杂的运算。

例如，你可以使用以下公式计算总金额：

复制编辑=数量 * 单价

接着，使用公式计算税额：

复制编辑=总金额 * 税率

如果你不想手动输入公式，WPS Office还提供了丰富的公式库和帮助文档，帮助你快速掌握如何设置自动计算功能。

3.4 第四步：检查并保存

在填写完所有内容并确认计算无误后，仔细检查发票中的每个字段，确保没有遗漏或错误。完成检查后，你可以将发票保存为Excel或PDF格式。

• Excel格式：可以方便地保存发票，或者在需要时再次修改。

• PDF格式：如果你需要将发票发送给客户或打印出来，PDF格式则是一个更安全、更专业的选择。

通过WPS的PDF转换功能，你可以轻松将Excel或Word文件转换为PDF格式。

四、发票制作中的常见错误及避免方法

4.1 错误的日期或发票编号

许多新手在制作发票时，容易忘记设置正确的发票编号和日期。发票编号应该是唯一且递增的，日期也应该反映实际交易发生的时间。为避免错误，可以使用WPS模板中的日期功能，确保日期格式正确。

4.2 漏填税额或金额计算错误

在计算总金额和税额时，容易发生漏填或错误计算的情况。为了避免这种问题，可以提前设置好相关的公式，并确保在每次填写时按照正确的公式进行计算。

4.3 客户信息错误

确保所有客户的基本信息（如公司名称、地址、税号等）填写无误。你可以通过保存客户信息模板，避免重复输入，提高效率。

五、总结

发票是每个公司和创业者在日常交易中必不可少的工具。通过WPS Office，你不仅能够轻松制作出符合标准的专业发票，还能提高效率，减少出错的风险。利用模板和自动化功能，WPS使发票制作变得更加便捷，让你在繁忙的工作中，能够高效、准确地完成发票的生成与管理。

无论你是刚刚起步的小企业主，还是已经运营多年的公司，掌握正确的发票制作方法，并结合WPS Office的智能工具，能为你的商业运作带来极大的便利。